POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CERÁMICAS RENACER NM SAS
NIT: 900213891-5

CARRERA 31 # 41A – 04 EL CARMEN DE VIBORAL – ANTIOQUIA TEL: 5435321
CORREO-E: ceramicasrenacer@une.net.co

1. OBJETIVO
Garantizar la protección adecuada de los datos personales que son gestionados
y tratados por CERÁMICAS RENACER NM SAS en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales serán aplicables para todos los titulares de información personal que sea utilizada o se encuentre en las bases de datos bajo la administración de CERÁMICAS RENACER NM SAS,
actuando como Responsable, o sean susceptibles de ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales desarrolladas a través de alianzas
comerciales, convenios o eventos, actuando en calidad de Encargado o de Responsable, dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma los recaba.
Las políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales aquí establecidas serán aplicables en el territorio colombiano cuando el tratamiento de los datos
se efectúe en dicho territorio, o cuando el Responsable o el Encargado del Tratamiento no resida en Colombia pero en virtud de normas internacionales y tratados le sea aplicable la legislación colombiana.

3. DEFINICIONES
Para efectos de la aplicación de este documento y en vista que su objetivo es la
implementación de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 2013 es necesario establecer los términos que permitan su adecuada interpretación con el fin de
determinar en forma clara las responsabilidades y derechos de los involucrados en el tratamiento de datos.

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad:Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales
como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos
biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

4. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Principios para el Tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento
a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad:El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad:El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, ‘ expreso e informado del Titular. Los datos personales
no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se
prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CERÁMICAS RENACER NM SAS o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento
sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido
sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
g) Principio de seguridad:La información sujeta a Tratamiento por CERÁMICAS RENACER NM SAS o el Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley 1581 del 2012, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de
2012.

5. USO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
El tratamiento previsto por CERÁMICAS RENACER NM SAS para los datos personales de clientes, proveedores, empleados, ex empleados, pensionados, contratistas o de cualquier persona con la cual tuviere establecida o estableciera una relación permanente u ocasional, obedecerá exclusivamente a los limites
legítimos de la Constitución y el marco legal que regula la materia, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión de la organización y objeto
social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para las siguientes finalidades.
a) Lo necesario para facilitar la comercialización y venta de productos cerámicos hechos a mano.

b)  Ofrecer y proporcionar información relacionada con nuestros productos.
c)  Desarrollas la misión propuesta por CERÁMICAS RENACER NM SAS.
d)  Enviar boletines con información de nuestra empresa y productos.
e)  Contactar por vía telefónica, correo físico y correo electrónico a los clientes,
proveedores, contratistas, empleados, etc.
f) Utilizar los datos como base de información para uso de la compañía o para la transmisión en todo lo relacionado con programas contables, administrativos,
informes a entidades de vigilancia y control y entidades vinculadas a la empresa.

g)  Cumplir todos su compromisos contractuales.
h)  Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero
sin limitarse a las tributarias y comerciales.

i) Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia
laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a exempleados, empleados actuales y candidatos a futuros empleo.
j) Creación y conservación de documentos legalmente exigidos por las normas contables.

k) Contacto para contratar los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento del objeto social de la compañía.
l) Entregar información a las autoridades, conforme a la legislación aplicable. m) Administrar el recurso humano, incluyendo pero sin limitarse a la vinculación laboral, procesos de capacitación, realización de evaluación del desempeño,
adelantar programas de bienestar social y salud ocupacional, expedición de certificados laborales, suministro de referencias laborales en caso de ser solicitadas, conformar el mapa humano del personal y el pago de nómina.
n) Facturación y cobros de productos y servicios.
o) Llevar a cabo estudios de seguridad, para la prevención de fraudes, lavado de activos y financiación del terrorismo.
p) Creación de comunidades de clientes o personas con fines comerciales o de mercadeo. Para este efecto, podrá entregar, compartir o enviar los datos personales de clientes o proveedores a terceros con quienes realice alianzas, convenios o contratos.

q) Creación y registro como cliente o como proveedor.
r) Tratamiento de datos a nivel nacional e internacional por el responsable o por el encargado.
s) Traslado, transmisión o entrega de información o documentación a sus áreas de trabajo.
t) Para que transfiera los datos a otros servidores ya sea que se encuentren ubicados dentro o fuera de Colombia.
u) Lo necesario para llevar a cabo la representación de industrias y casas productoras o distribuidoras de los artículos comerciales, partes, piezas sueltas y accesorios de aquellos, bien sean nacionales o extranjeros.

v) Y en general todo lo que sea necesario para el desarrollo del objeto social de la empresa, respetando siempre los límites de la Constitución y la ley.

6. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos según lo establecido en la ley 1581 de 2012:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. DEBERES DE CERÁMICAS RENACER NM SAS COMO RESPONSABLE DE
DATOS PERSONALES
a) Autorización del Titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, para lo cual CERÁMICAS RENACER NM SAS se valdrá de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

b) CERÁMICAS RENACER NM SAS Informará al momento de solicitar al Titular la autorización, e informará de manera clara y expresa en forma escrita o verbal lo siguiente:
c) Informar el Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
d) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
e) Los derechos que le asisten como Titular.

f) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable
del Tratamiento en este caso CERÁMICAS RENACER NM SAS.
g) Conservar prueba escrita o digital de la aceptación de los términos bajo los cuales el Titular acepta el Tratamiento de sus datos personales.
h) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
j) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
k) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
l) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del
Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
m) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

n) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del Tratamiento.
o) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos
cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
p) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
q) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

r) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
s) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
t) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Casos en que no es necesaria la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio
de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
8. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO ESPECIAL
Los datos de tratamiento especial o sensibles serán voluntarios para el titular de la información, es decir que no será su obligación responder las preguntas que eventualmente le formulen sobre datos sensibles (que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación) o datos de menores
de edad, y que éstos últimos serán tratados respetando sus derechos fundamentales y con finalidades lícitas.

9. PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR CERÁMICAS RENACER NM SAS Para facilitar el acceso a los derechos establecido por la legislación colombiana a los Titulares de información en bases de datos de las cuales CERÁMICAS RENACER NM SAS es Responsable, se establecen los siguientes
procedimientos.
a) Modo de otorgar la autorización la autorización del titular puede ser por
escrito, de forma oral o mediante conductas inequívoca de éste, que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización puede
constar en un documento físico, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web). O en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Así mismo, podrá otorgarse mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar su consentimiento de manera electrónica para concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

b) Consulta:Los Titulares o los causahabientes podrán consultar la información personal del Titular en cualquiera de nuestras bases de datos
remitiendo vía correo electrónico a la dirección info@ceramicasrenacer.com adjuntando copia del documento de identificación correspondiente al Titular.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible

atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c) Reclamo: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la dirección de correo-e info@ceramicasrenacer.com, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado
los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
d) Revocatoria de la autorización:Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La presente revocatoria deberá ser solicitada por el titular a través del correo electrónico info@ceramicasrenacer.com.

10. MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE MANEJO DE DATOS

Dada la importancia del procedimiento de manejo de datos se debe aplicar el ciclo PHVA para garantizar su actualización y mejora de los procedimientos y medidas de seguridad que amerita la responsabilidad depositada en CERÁMICAS RENACER NM SAS.

a) Planear: El proceso de planeación debe incluir el panorama general del
estado del sistema ajustado a nuevas normativas, establecer actividades a realizar con sus respectivos responsables y los tiempos estipulados para su implementación.
b) Hacer: El hacer se refiere a la implementación del programa establecido en el literal anterior observando cuidadosamente los procedimientos y realizando la adecuada divulgación tanto de políticas como de procedimientos.

c) Verificar: El procedimiento de manejo de datos se evaluará periódicamente como mínimo una vez al año y se actualizará cada que la legislación que atañe al manejo de datos sufra modificaciones.
d) Ajustar: El ajuste implica todas las modificaciones que se vean necesarias de acuerdo a los hallazgos en la etapa de verificación y se deberá informa a los Titulares de los datos cualquier cambio en las políticas y procedimientos si estos los afectan en cualquier forma.
11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normativa vigente, CERÁMICAS RENACER NM SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
12. VIGENCIA
Las bases de datos recolectadas se conservarán por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo
dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013. Las de los empleados y proveedores se conservarán de acuerdo con los términos de Ley aplicable.